Jeden ze stěžejních důvodů, které mě vedly sáhnout po této aplikaci, byla jeho opravdu snadná práce s projekty. Vlastně bych to mohl popsat tak, že to žádná velká práce není, a tak to podporuje můj oblíbený princip minimalismu v administrativě, který je ale maximálně efektivní. K čemu se mi projekty hodí:

• pomáhají mi seskupovat k sobě úkoly, které patří ke stejnému klientovi a zakázce
• umožní mi sledovat náklady
• umožní mi stanovovat cenu k fakturaci
• umožní mi vytvořit návrh práce podle odhadovaných nutných prací
• a všechna data zpracují reportové systémy, takže budu vědět, kdy bych měl víc makat nebo fakturovat

Pokud mám Billings puštěný, tak na mě automaticky svítí poslední pracovní plocha. Pro účely tohoto seriálu samozřejmě nemohu ukázat reálná data, tak jsem si vytvořil klienta oMicrone Tester, na kterém budu vše simulovat. O klientech bude jeden z nadcházejících dílů. Úvodní obrazovka tedy vypadá následovně:

Úvodní obrazovka Billings

Abychom si co nejlépe ilustrovali, jak to s projekty je, budu to popisovat na následujícím příkladu:

Klient oMicrone si přeje vytvoření nové webové stránky SkolaBillings.cz. Moji prací bude návrh webových stránek podle dokumentu kreativa.pages (web typu 4+1, celkem 8 stránek), který mi poslal mailem, a krom návrhu bude mojí prací návrh rozřezat a přetavit do XHTML šablony, a vytvoření dvou flashových bannerů, které se umístí na spřátelené weby. Než ale začnu pracovat, chtěl by vědět, jaký je můj odhad ceny (což klienti se rádi ptají a odpověď bývá vždy .. no .. nějak to dává každý dohromady a přemýšlí, co mu má říct). Web musí být ready 21.3.2010, dnes je 19.3.2010.

Ještě je dobré vědět, že mám nějaký ceník, něco je hodinové, něco podle kusů (ceny si vymýšlím):

• návrh tohoto typu webu podle zadání je za 5.000,-
• xhtml je také za 5.000,-, ale jen základ 4+1, každá další stránka hodinovkou 500,-/hod.
• korektury jsou hodinovkou 500,-/hod.
• flashové bannery jsou za 1.000,-/kus

Založení projektu

V levém sloupci máme označeného klienta oMicrone. Tak klikneme na tlačítko New Project.

Billings - založení projektu

Vyplníme jednotlivé pole, state přepneme na Estimate (klient chce odhad), zaškrtneme Due (termín dokončení) a Started (začátek prací). Ve vedlejším tabu Links přidáme soubor se zadáním. Je to jen pro orientaci, ale je dobré mít data pohromadě:

Billings - přiložení dokumentu k projektu

K přidání dat slouží tlačítko + File, které najdete jako vždy na Macu dole. Jak je vidět, lze přidat i adresu URL, například vzory stránek, které se klientovi líbí, nebo kde jsou další podklady, apod. Každopádně máme hotovo. OK. V přehledu projektů se nám přidal projekt SkolaBillings ve stavu Estimate s termínem, jak jsme si nastavili.

Billings - projekt založen

Odhady

V odhadech už budeme pracovat s elementárními částicemi Billings, s úkoly. Úkoly se dělí na několik druhů, časové, fixní, kvantitativní (počet kusů), nákladové a dopravní. Lze je zahrnovat do fakturace nebo jen sledovat. Často používané úkoly je dobré uložit jako šablonu. Abychom mohli naplánovat odhady, je potřeba být přepnutý ve středovém pruhu do Estimate Slips. Zde klikneme na New Estimate Slip (nebo v liště na New Slip, pokud máme šablony, tak i na New Slip from Blueprint), abychom mohli vytvořit potřebné úkoly.

Pokud klient odhady nechce (a ani vy, například pro reporty), tak celou Estimate pasáž přeskakujte.

Billings - vytvoření odhadu

Category je zde jen orientační (osobně ho moc nevyužívám). Kind je tím místem, kde se určí, o jaký typ úkolu se jedná. Návrh je za pevnou cenu, tak zvolíme Fixed. Položka Billable hned vedle ukazuje, že tato částka bude zahrnuta do fakturace (druhou možností je My Eyes Only, a to pak slouží jen k vlastnímu měření, do faktury se ale nedostane). Duration nás nezajímá, protože fixní sazba nemá časovou závislost. Každopádně na toto políčko se klikne, pokud chcete zadat u úkolu typu Timed odhadovanou dobu pracnosti. Pokud máte Kind nastavené na Quantity, pak je zde pole Quantity, kam zadáte odhadované množství, pokud náklady Expense, je zde položka Amount. Rate je sazba, a je vázána vždy k typu úkolu. Buď je to celková hodnota, hodinová, kusová nebo kilometrová (pokud fakturujete cesty ke klientovi).

Tabulka níže ukazuje, na kolik to vychází. Markup je marží, tedy přirážkou k původní ceně. Discount je naopak sleva. Taxes jsou daně a nabízí některou z předvolených sazeb DPH (ty si upravíte v Preferences). Tímto postupem vytvoříme všechny úkoly. Pokud víme, že některý úkol budeme plnit vícekrát, nebo i v budoucnu (bannery, webdesign, základní xhtml), tak vedle otazníku dole v seznamu vybereme Create Blueprint from Slip, a tím si vytvoříme šablonu. Po vyplnění dostaneme následující seznam úkolů:

Billings - vyplněné odhady

Teď přijde ta úžasná část. Nahoře u projektu svítí 14.000,- ve fialovém ráměčku. Na něj klikneme.

Billings - zaslání odhadu

Toto dialogové okno nám umožní poslat odhad, nebo ho vytvořit jako dokument PDF a pak si s ním můžeme dělat, co se nám zlíbí. V horní části jsou šablony dokumentů (je jich 30, ale můžeme si vytvořit vlastní (což uděláme, ale jindy)), z nich si jeden vybereme (většinou už máme a používáme vlastní jeden). Vidíme zde celkový přehled, celkové marže, slevy a finální hodnotu. Pokud je odhad časově omezený, vybereme datum v položce Valid until. V Delivery Options můžeme odhad uložit, odeslat na mail, nebo ihned vytisknout. Po vytvoření ho můžeme také jen nechat zobrazit v Preview. Tab Preview nahoře ukáže náhled odhadu. Pokud nevyberete nic, jen se to uloží do databáze Billing.

Billings - po odeslání odhadu

Hotovo, odhad vytvořen (odeslán, uložen, …).

Pracujeme na projektu

Přepneme se zpět do projektu (vlevo nahoře) a klikneme na ikonku iMacu Start Working. Nebo ještě lépe, označíme všechny úkoly a v kontextovém menu vybereme Start Working. To nám přenese odhadované práce do projektu. Projekt se přepne do stavu Active, odhad se přidá do dokumentů.

Teď si ale říkáte, že by bylo fajn sledovat práci na projektu, kolik to zabralo. Jediné, co se dá sledovat časově, jsou ale jen vícestránky u XHTML. Proto si zde vytvoříte nový úkol, ale v jeho nastavení přepnete na My Eyes Only. Tento falešný úkol umožní sledovat čas i s přepočtem na hodinovku. Tak uvidíte, zda třeba neproděláváte, protože jste podstřelili cenu, apod.

Abyste tuto hodnotu mohli sledovat, označíte tento úkol a kliknete na Start Timer v liště. Tím začne odpočítávání, které poznáte i podle toho, že se v menu nahoře objeví červené stopky. Těm se ale budu věnovat speciálně v jiné kapitole, umí toho víc než jen měřit čas. Až budete mít napracováno, stopky ukončíte kliknutím na Stop Timer. Čas se takto přičítá vždy k vybranému úkolu. Až budete pracovat na dodatečných šablonách, kliknete na ně a až pak na stopky.

Jak budete dokončovat práce, budete i odklikávat Done u jednotlivých úkolů. Zároveň uvidíte, jak se u projektu tentokrát modře podsvěcuje částka k fakturování (a jak roste :) ). Zároveň se zvyšuje také částka u detailu klienta v levém dolním rohu aplikace. Ta je souhrnem za všechny projekty.

Billings - pracujeme

Klient si vzpoměl, že by chtěl ještě jeden leták do novin o rozměru A5, cena se dohodla po telefonu.

Jakékoli přidávání prací se dá řešit přímo zde, New Slip i úkoly podle šablony funguje naprosto totožně jako u odhadů, není potřeba se do nich přepínat. Po dokončení všech prací bude náš přehled vypadat následovně:

Billings - po dokončení prací

A nyní nastane to druhé užasnutí nad lehkostí a jednoduchostí Billings. Hned v tomto okamžiku můžete fakturovat, a to pouhým kliknutím na modře podsvícenou částku (nebo na ikonku Send Invoice). Fakturám budu věnovat opět celý díl seriálu, každopádně pokud máte šablonu, nebo používáte jednu ze 30 mezinárodních, je to otázka kliknutí na Create Invoice v tomto okně.. :)

Billings - faktury, základní okno

Billings vás tak přepnou do sekce Account (zde jsme byli již s odhadem). Až vám přijde platba, kliknete na fakturu v seznamu, ke které se platba vztahuje a kliknete na Add Payment:

Billings - platba

A zde jen kliknete na OK.

Tím je celé kolečko projektu uzavřeno.

Tímto článkem začíná seriál o výborné aplikaci Billings. Nebudu ale používat oficiální marketingové materiály, PR články, pokusím se tento program pro sledování projektů, práce a fakturace popsat podle vlastních dojmů, které na mě po měsících používání aplikace zanechává. Oficiálních materiálů, anglických verzí a podobně je určítě na webu více než dost, a není moji snahou papouškovat (google translator umí dnes používat většina z nás). Pokud byste se ale chtěli podívat i na tyto „optimalizované“ články, začněte na oficiálních stránkach Billings.

Takže ..

Mám problém se systémy, které mají nějak zaznamenávat moji práci. Přijdou mi neskutečně složité vzhledem k tomu málo, co od nich očekávám. A i přes svoji komplexnost často neumí nějaké základní funkce, které bych u aplikací toho typu očekával. Asi není náhodou, ža tato aplikace získala cenu Apple Design Award, protože toho umí opravdu tak akorát a splňuje mé potřeby. Dokáže totiž propojit jak mé soukromé aktivity, kde potřebuji zaznamenávat fixní položky, časové položky, sledovat skutečný čas na projektu (někdy prostě klientovi skutečnou cenu nemůžu fakturovat), tak mi dokáže hlídat i agenturní činnost, kde se o zaznaménávání stará složitý informační systém. Oproti němu ale nepotřebuji u Billings časovou položku na dobu, kterou strávím prací s IS, vše funguje rychle, je zde plno inteligentních zkratek, odkazů a výstupů. Pro freelancery jakéhokoli zaměření je to asi jedna z nejideálnějších aplikací, protože umožňuje:

• sledovat dobu strávenou na nějakém úkolu
• sledovat úkoly podle času, kvantity (třeba 5ks svíček), jako fixní položku, nebo jako tzv. „mileage“, což se dá chápat jako čas strávený na cestě za klientem
• úkoly dělit na různé typy, například design, vývoj, analýza, cesta za klientem, …
• všechny výše uvedené typy úkolů uložit jako šablonu (tzv. „blueprint“), který můžete používat i jinde
• shlukovat úkoly do projektů
• shlukovat projekty ke klientům
• shlukovat klienty do skupin
• u každé skupiny, klienta i typu úkolu nastavit hodinovou nebo kusovou sazbu

Jenže to je přesně místo, kde většina programů končí. Billings jdou dál, protože umožňují:

• z dokončených úkolů, cest nebo projektů vytvořit fakturu
• fakturu uložit jako PDF
• fakturu poslat klientovi mailem
• po přijetí platby (buď se koukáte na eBanking nebo vám chodí sms) zaznamenat platbu k faktuře
• upozornit na nesplacenou fakturu
• vytvořit a zaslat upomínku k platbě
• nastavit DPH, pokud jste plátci

Jo, to je přece fajn, jenže je tu víc:

• někteří klienti chtějí odhad předem (nebo si ho chcete udělat vy), a tak je zde možnost vytvoření odhadu ceny a pracnosti, kdy k sobě podle analýzy nebo zadání nasázíte do programu k projektu odhady, vytvoříte odhad, uložíte jako PDF a pošlete (myšleno bez použítí externích mailových klientů)
• některé klienty máte nasmlouvané tak, že se platby opakují, jen se mění datumy splatnost a variabilní symbol, ale jinak jsou periodické. K tomu využijete přeřazení do opakujících se projektů, a ještě zvolíte dny, kdy se má fakturovat (nemusí to tak být ani pevně stavéný interval)
• pokud se vám nelíbí některá z 30 předpřipravených šablon (jsou anglicky, takže asi budou spíš nevhodné) pro odhady, faktury nebo upomínky, můžete si vytvořit vlastní
• pokud k projektu je navázáno více lidí, dokumenty, webové adresy nebo poznámky, co je dobré vědět, lze je ke každému projektu připojit
• pokud nějaký projekt znamená i výdaje, bonusy, slevy a podobně, lze je přiřadit
• vše lze za běhu měnit (domluvíte se s klientem na jiné sazbě na jednom projektu, pár kliknutí a je změněno, a ostatních projektů a klientů se změna nedotkne

A pak jsou tu samozřejmě reporty, seznamy, analytické nástoje a podobné, díky kterým zjistíte:

• jak jste na tom s platbami, pohledávkami, upomínkami, buď za projekt i za období
• kdo je vašim nejlepším, nejzajímavějším, nejpozději platícím, .. klientem
• kdo vám aktuálně dluží a kolik
• jaké DPH budete muset platit a kolik jste k tomu účelu vybral
• jaká je struktura vašich projektů (časové vs. fixní položky)
• a časové položky mají ještě své další analýzy, jako je porovnání odhadů a reálných časů a podobně
• umí se taky propojit s iCal nebo AddressBook, a má v sobě implementovaný GMaps, kdybyste svého klienta potřebovali najít

Ale jako nejdůležitější pro mě, ovládání:

• Billings fungují ve vlastním aplikačním okně (ještě aby ne, ale …)
• přidají vám ikonku s měřením času do menubaru (kde můžete vykonávat všechno základní, jak přeskakovat mezi projekty a úkoly, měřit čas, zakládat nové úkoly, …)
• aplikační okno nemusí být viditelné, potom je zátěž na procesor minimální, a o dostatek prací se postará právě ikonka v minibaru
• existuje i verze pro iPhone, mezi nimi lze synchronizovat, a aplikace na iPhone umí většinu základních funkcí, i třeba zaslání faktury za jízdy tramvají
• založení projektu ke klientovi, přiřazení úkolu, vypsání detailů, vyfakrutování je celé dohromady otázka jedné dvou minut

Billings sice ještě neumí za mě tu práci udělat, ale to po tomto prográmku ani nechci. Hlavní je, že než se mi pustí Photoshop, tak nastartují Billings, pokud nejsou automaticky spuštěné, a pak jen na ikonce kliknu, ke kterému projektu chci zaznamenávat čas, a víc se o to nestarám. A když jdu zrovna na záchod nebo svačinu (to se na faktury píše blbě, klienti to moc nechápou), jedno kliknutí zastaví stopky, a po návratu ho opět rozeběhnou. Někdy měřím čas jen pro sebe, protože jsem domluvený na ceně předem. Potom ale dobře vidím, zda jsem přestřelil, nebo to stihnul rychleji, ke klientovi se tato informace ale nedostane. A pokud jste třeba projekťák na volné noze nebo obchodník, a fakturujete klientovi i komunikaci nebo konzultaci na místě, na iPhonu spustíte aplikaci, ona zaznamená časování, opět ji vypnete .. a až schůzka skončí, pustíte appku, vypnete stopky, klepnete na klienta a klidně mu hned můžete poslat „účet“, skoro ještě dřív, než vyjdete ze dveří.

Tímto bych asi toto úvodní představení ukončil, a příště už se budu věnovat už praktickým částem, aneb co a jak udělat .. a bude to na téma „projekty, odhady, úkoly a šablony“ .. snad do 7.3.

Pokud už tento úvodník nahlodal zvědavého ducha, aplikace jak pro Mac, tak pro iPhone je v limitované verzi (časová na Macu, funkčně omezená na iPhonu) zdarma, plné verze jsou za €29.99 pro Mac a €14.99 pro iPhone.

Přemýšlel jsem, rozmýšlel, přemítal a zamítal a rozhodl. Billings budou na pokračování.

Tento program využívám pro sledování mých projektů, zakázek, jejich vyhodnocování, sledování plateb, vytváření faktur a přehledům v rámci klientů i projektů. Aplikace byla oceněna i Apple Design Award, předpokládám, že zejména za svoji intuitivnost, přívětivost, integraci do systému i spolupráci s iPhone App, která tento produkt doprovází.

Celý seriál bude rozčleněn na několik částí, ve kterých se vždy budu zabývat některou z jeho stránek, a protože s produktem krom „uživatelského“ nemám nic společné, budu i upozorňovat na chyby a nedostatky. Prozatím bych přichystal následující články, samozřejmě pokud bude chuť, síla a možnosti, tak seriál rozšířím:

• základní přehled vlastností a schopností
• projekty, odhady, úkoly, šablony
• sledujeme naši práci (rychle, rychleji a nebo i tajně)
• jak fungují klienti a k čemu jsou dobří
• faktury (používáme, modifikujeme, vytváříme)
• reporty, statistiky, přehledy, vyhodnocování
• Billings Touch

První díl seriálu vyjde 28.2.

—

Poznámka: no tak víkend byl hodně náročný a finishovat ho budu ještě v následujících hodinách, takže první díl vyjde až zítra .. doufám ..